23 травня 2025 року Регіональний офіс Програми «U-LEAD з Європою» у Дніпропетровській області спільно з Головним управлінням Пенсійного фонду України в області провів партнерську інформаційну сесію на тему: «Алгоритм подання трудових книжок на оцифрування через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України».
Захід, модератором якого виступив Андрій Дишлюк, радник з питань децентралізації та місцевого самоврядування Регіонального офісу, зібрав понад 70 представників кадрових служб органів місцевого самоврядування (ОМС) з усієї області.
Основні аспекти оцифрування трудових книжок, розглянуті під час сесії
- Покроковий алгоритм подання трудових книжок через вебпортал ПФУ: учасники отримали детальні інструкції щодо авторизації на порталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) страхувальника, завантаження скан-копій трудових книжок та перевірки відповідності заповнених полів у формі.
- Технічні вимоги до скан-копій: обговорено вимоги до якості сканування (кольорові, чіткі, читабельні копії всіх заповнених сторінок трудової книжки та вкладишів з роздільною здатністю 300 dpi), формат файлу (переважний PDF, один файл на одну трудову книжку, всі сторінки за порядком), повноту даних (наявність усіх сторінок із записами, включаючи титульний аркуш) та відсутність сторонніх зображень чи написів на скан-копіях.
- Типові причини відмов у прийомі скан-копій: розглянуто випадки, коли скан-копії не приймаються, зокрема через невідповідність даних працівника, зазначених на порталі ПФУ, даним у трудовій книжці, помилки при використанні КЕП та неповний пакет документів для оцифрування.
Відповіді на найпоширеніші запитання від представників ОМС
- Чи потрібно повторно подавати скан-копії трудової книжки, якщо вона вже була оцифрована на попередньому місці роботи?
Відповідь: Якщо трудова книжка вже була повністю та правильно оцифрована, а всі дані внесені до Реєстру застрахованих осіб, повторне подання всієї книжки не є необхідним. ОМС має внести лише відомості про нове місце роботи, а за потреби — додати записи про період роботи в цьому ОМС.
- Як діяти, якщо працівник забрав трудову книжку на руки?
Відповідь: Працівник може самостійно завантажити скан-копію трудової книжки через особистий кабінет на порталі ПФУ, використовуючи власний КЕП. ОМС не зобов’язаний повертати документи — важливо лише, щоб скан-копія була подана належним чином.
- Чи потрібно подавати скан-копії дипломів про освіту, здобуту після 1 січня 2004 року?
Відповідь: Періоди навчання після 01.01.2004 не враховуються до страхового стажу при призначенні пенсії за віком на загальних підставах. Тому скан-копії дипломів для таких періодів не є обов’язковими для подання через портал ПФУ.
Інформаційна сесія стала важливим етапом у підвищенні спроможності ОМС до якісного виконання функцій, пов’язаних із веденням трудового обліку в цифровій формі. Це сприятиме формуванню повної та достовірної інформації в Реєстрі застрахованих осіб та захисту майбутніх пенсійних прав посадових і службових осіб місцевого самоврядування.
