На етапі підготовки до тендеру та укладання договору
Вивчіть ринок і встановіть вимоги. Перед оголошенням тендеру важливо дослідити ринок і встановити чіткі кваліфікаційні критерії — вони покажуть, чи справді постачальник має досвід і ресурси для виконання договору.
Чітко пропишіть технічне завдання. У договорі має бути максимально докладна інформація про товар, роботи чи послуги: якість, кількість, строки, місце доставки чи виконання, умови приймання. Це зменшить ризик маніпуляцій з боку постачальника. Технічне завдання варто включити до договору як окремий додаток.
Погодьте механізм замовлення товару і строки поставки. Щоб уникнути непорозумінь, у договорі слід передбачити порядок подання заявки, підтвердження її отримання, строки поставки, можливість дострокової поставки та порядок інформування про прибуття транспорту.
Приклад формулювань для договору
Стаття X. Порядок Замовлення Товару
Замовлення Товару:
Замовник здійснює замовлення Товару шляхом направлення Постачальнику письмової Заявки.
Форма Заявки:
Заявка оформлюється за формою, що є Додатком № [Номер Додатку] до цього Договору.
Засоби зв’язку:
Заявка направляється одним із таких способів:
- електронною поштою на офіційну адресу Постачальника: [вказати e-mail];
- іншим способом, погодженим сторонами.
Отримання Заявки:
Заявка, надіслана електронною поштою, вважається отриманою з моменту її надходження. Постачальник зобов’язаний протягом одного робочого дня підтвердити її отримання тим самим способом.
Зміст Заявки:
Заявка обов’язково має містити:
- найменування товару (згідно зі специфікацією / Додатком № [Номер]);
- кількість;
- бажану дату поставки;
- адресу місця поставки;
- контактні дані відповідальної особи Замовника.
Стаття Y. Строки Поставки Товару
- Загальний строк поставки. Поставка товару здійснюється у строк, що не перевищує [вказати кількість] календарних або робочих днів з дати отримання належним чином оформленої заявки.
- Конкретизація строку. У кожній заявці Замовник зазначає конкретну бажану дату поставки. Ця дата не може бути раніше, ніж [вказати кількість] днів з дати направлення заявки.
- Дострокова поставка .Допускається лише за попереднім письмовим погодженням із Замовником.
- Інформування про поставку. Постачальник зобов’язаний повідомити Замовника про готовність до поставки та орієнтовний час прибуття транспорту — телефоном або електронною поштою.
Механізми відповідальності сторін за невиконання або неналежне виконання зобов'язань
Штрафні санкції (неустойка, пеня). У договорі необхідно чітко зазначити конкретні розміри штрафів за прострочення поставки, невиконання робіт або постачання неякісного товару. Ці розміри мають бути достатньо суттєвими, щоб стимулювати постачальника до добросовісного виконання зобов’язань.
Забезпечення виконання договору. Рекомендується передбачати забезпечення виконання договору у формі банківської гарантії. Відповідно до пункту 9 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі», таке забезпечення — це надання гарантії виконання зобов’язань учасником перед замовником. Згідно зі статтею 546 Цивільного кодексу України, виконання зобов’язань може бути забезпечене неустойкою, порукою, гарантією, заставою, притриманням, завдатком або правом довірчої власності.
Забезпечення тендерної пропозиції. Якщо замовник вимагає забезпечення тендерної пропозиції, у тендерній документації мають бути обов’язково зазначені її вид, розмір, строк дії та умови, за яких вона не повертається постачальнику. Максимально допустимі розміри: не більше 0,5% очікуваної вартості закупівлі для робіт та не більше 3% — для товарів чи послуг. Конкретний розмір визначає замовник самостійно.
Використання банківської гарантії. У разі застосування банківської гарантії слід керуватися Наказом Мінекономіки від 14.12.2020 № 2628 «Про затвердження форми і Вимог до забезпечення тендерної пропозиції / пропозиції» та Постановою НБУ від 15.12.2004 № 639 «Про затвердження Положення про порядок здійснення банками та фінансовими компаніями операцій за гарантіями в національній та іноземних валютах». Ці документи чітко регулюють вимоги до оформлення, умов дії, строків та механізму реалізації гарантій.
Ця ж постанова НБУ № 639 є основним нормативним актом, що визначає порядок видачі та виконання банківських гарантій в Україні — її слід використовувати під час проведення запитів пропозицій, коли передбачене надання банківської гарантії.
Приклади успішного використання банківських гарантій у закупівлях:
UA-2025-01-01-001610-a, UA-2025-02-05-005204-a, UA-2025-07-08-011596-a.
Важлива судова практика
Особливу увагу слід звернути на Постанову Верховного Суду у складі суддів об’єднаної палати Касаційного господарського суду від 17 травня 2024 року у справі № 910/17772/20. Це рішення стало поворотним, адже Верховний Суд змінив свою правову позицію щодо порядку стягнення коштів за банківською гарантією.
Раніше об’єднана палата вважала, що у спорах про стягнення з банків коштів за гарантією потрібно встановлювати, чи було порушене основне зобов’язання. Відтепер достатньо, щоб вимога до банку та додані документи, якщо вони передбачені умовами гарантії, за зовнішніми ознаками відповідали вимогам самої гарантії.
Таким чином, Верховний Суд став на бік замовника у спорах з банками та недобросовісними контрагентами. Це рішення спрощує процедуру стягнення коштів і підвищує ефективність банківської гарантії як інструменту забезпечення виконання зобов’язань.
На етапі виконання договору
Систематичний контроль за виконанням (моніторинг строків). Регулярно перевіряйте дотримання постачальником визначених строків поставки, виконання робіт або надання послуг.
Підняття ціни. Прописуйте в договорі чітко підстави для зміни в ціни в договорі на підставі яких документів ви можете піднімати ціну яка процедура внесення змін до договору (чим детальніше буде визначено умови зміни ціни в договорі, тим більше ви себе убезпечите). Звертаємо увагу, що зміна ціни можлива як в бік зростання, так і в бік зменшення.
Контроль якості. Забезпечте ефективний контроль за якістю товарів, робіт чи послуг. Це може включати візуальний огляд, перевірку документації та відповідність стандартам.
Документування. Ведіть ретельний облік усіх етапів виконання договору. Фіксуйте всі порушення, затримки, невідповідності (складайте акти, пишіть претензії, зберігайте листування). Це стане вагомою доказовою базою у разі виникнення спорів.
Оперативне реагування на порушення. Не зволікайте з реагуванням на будь-які порушення з боку постачальника. Направляйте письмові претензії з вимогою усунути недоліки або сплатити штрафні санкції. Чітко фіксуйте свої вимоги та строки їх виконання.
Розірвання договору. У разі суттєвого порушення умов договору (наприклад, багаторазові затримки, поставка неякісного товару, повне невиконання зобов'язань), замовник має право ініціювати розірвання договору. Зазвичай, договір містить положення про порядок та умови розірвання. Пам'ятайте, що для розірвання в односторонньому порядку потрібно мати чіткі підстави, передбачені договором.
Встановлюйте чіткі формулювання. Уникайте будь-яких двозначностей. Визначте, що саме вважається "суттєвим порушенням".
Висновки
Під час визначення форми забезпечення зобов’язань важливо враховувати обсяг закупівлі. Для невеликих договорів банківська гарантія може бути фінансово недоцільною — її вартість може перевищувати самі ризики. У таких випадках більш прийнятними можуть бути неустойка або пеня — простіші та дешевші у застосуванні.
Якісна підготовка, чіткі формулювання, відповідальні постачальники та постійний контроль — усе це разом дозволить уникнути проблем і зберегти кошти громади.
