Ефективна комунікація з жителями не виникає миттєво. Це процес, який будується з часом — через прості рішення, довіру та постійний контакт із людьми. Саме так свій шлях пройшла Смідинська громада на Волині.
Історія налагодження комунікації тут почалася ще у 2015–2016 роках, задовго до офіційного створення громади. Тоді нинішня голова Смідинської сільської ради Оксана Піцик, працюючи в громадській організації, разом із командою почала формувати базу контактів місцевих жителів. Людям пропонували добровільно підписатися на короткі SMS-повідомлення з інформацією про важливі події.
«Це були зовсім короткі повідомлення - до 60 символів. Ми одразу пояснювали: надсилатимемо лише справді важливу інформацію і тільки тим, кому це потрібно», — розповідає Оксана Піцик.
Від SMS до друкованого бюлетеня
Після створення Смідинської громади у 2017 році цю практику не припинили, а навпаки - почали розвивати. Контактну базу розширили, а згодом з’явився інформаційний бюлетень громади. Це було друковане видання обсягом 8 сторінок, яке виходило раз на місяць. Якщо виникала нагальна потреба - бюлетень друкували двічі на місяць у скороченому форматі.
«Матеріали для нього збирали старости та працівники закладів культури, а макет створювали дистанційно - дизайнер працював із Луцька (місцевих кардрів не було), а друк замовляли в Тернополі, адже навіть з урахуванням доставки це було вигідніше, ніж друкуватися у Волинській області. Витрати на друк взяв на себе місцевий бізнес як соціальну ініціативу», - розповіла голова.
Такий формат комунікації, як бюлетень, був особливо важливим для людей старшого віку, підкреслила Оксана Піцик, які не користуються інтернетом або мають до нього обмежений доступ.
Війна і перехід до цифрових рішень
З початком повномасштабної війни Смідинська громада, як і багато інших, зіткнулася з новими викликами – потребою населення у отриманні оперативної інформації від влади. Випуск бюлетеня лише раз на місяць не відповідав запиту людей, тому громада почала шукати інші формати комунікації.
Ще у 2021 році в громаді почали працювати над чат-ботом. На початку 2022 року він став критично важливим інструментом. Оксана Піцик щодня виходила в прямі ефіри у соціальній мережі Facebook і закликала жителів підключатися до чат-бота у Viber, щоб отримувати перевірену й оперативну інформацію.
«Результат був відчутним: при населенні громади близько 4 тисяч осіб, на початку війни до чат-бота долучилися понад 1,4 тисячі користувачів. Згодом до спільноти почали приєднуватися і жителів сусідніх громад — інформація про чат-бот поширювалася через «сарафанне радіо», - зазначає голова.
Через чат-бот жителів регулярно інформують про актуальні зміни в законодавстві, роз’яснюють, які види допомоги доступні для жителів громади, де і як можна отримати гуманітарну підтримку, а також повідомляють, які установи та сервіси працюють у громаді, у якому режимі й куди звертатися в разі потреби.
«Такий формат дозволяє швидко доносити важливу інформацію, зменшувати напругу та відповідати на найпоширеніші запитання жителів у кризових умовах», - підкреслює голова.
Комунікація сьогодні
Нині Смідинська громада використовує різні канали взаємодії з жителями: від Facebook-сторінки для новин і роз’яснень до дошки оголошень у публічних місцях. Працює не тільки чат-бот у Viber, а також цифрова платформа «Свої», де можна подавати петиції, брати участь у громадському бюджеті, консультаціях та записуватися в електронну чергу.
«Головне — бажання розвивати комунікацію і постійно пояснювати людям, як працюють ці інструменти. І, звісно, важливо, щоб за цей напрям відповідав конкретний спеціаліст», — підкреслює Оксана Піцик.
Навчання і розвиток
Саме приклади практичної, живої комунікації, зокрема досвід Смідинської громади, ілюструють підходи, які обговорювалися в межах Школи комунікацій для лідерів громад від U-LEAD — пілотного проєкту, який впроваджувався на Волині, Львівщині, Полтавщині й Вінниччини. Ця ініціатива була спрямована на підсилення спроможності лідерів громад. Голови громад набули системних знань і практичних навичок. Уже під час навчання учасники обмінювалися власними кейсами та напрацюваннями.
Голова Смідинської громади Оксана Піцик як учасниця Школи розповіла, що ця ініціатива дала можливість посилити власні навички, працювати з темами психологічної стійкості та жіночого лідерства, а також поділитися практичним досвідом побудови довіри й ефективної комунікації з жителями навіть у найскладніші часи.
«Для того, щоб постійно й оперативно підтримувати комунікацію зі своїми жителями, не завжди потрібні складні рішення чи великі ресурси. Часто достатньо цікавої ідеї, ініціативності та бажання голови бути на зв’язку та завжди поруч з людьми. Досвід Смідинської громади показує: навіть прості інструменти комунікації можуть стати надійною опорою для громади в умовах воєнного стану.», — підсумував Анатолій Пархом’юк, керівник Регіонального офісу «U-LEAD з Європою» у Волинській області.
