Проєктний офіс як ключовий елемент проєктного середовища громади
Тривалий час проєктна діяльність у громадах здебільшого існувала «паралельно» до системи місцевого самоврядування: міжнародні програми й гранти реалізовувалися переважно через громадські організації та фонди, без чіткої прив’язки до стратегічних цілей розвитку територій і без відчутного довгострокового ефекту для жителів. Така діяльність трималася скоріше на людях, ніж на інституціях, і через це реалізовані проєкти часто ставали разовими історіями успіху.
У відповідь на ці виклики U-LEAD запропонувала 22 громадам інституціоналізувати проєктну діяльність: перетворити проєктні офіси в її уповноважені інституції. Йдеться про системну інституалізацію проєктної діяльності, основою якої на рівні громад є Положення про проєктну діяльність. Для розвитку потенціалу проєктних офісів адмініструвати проєкти експерти запропоновали набір важливих правил і процедур у сферах закупівель, обліку активів, управління персоналом, доброчесності, комунікацій, організації діяльності – тобто ті елементи, за якими донори оцінюють інституційну спроможність громади. Так, у 2025 році, за координації проєктних офісів громади розробили біля 60 проєктів положень, які містять правила та процедури, важливі для цілей проєктної діяльності, роботи з донорами та грантодавцями. Нині переважну більшість цих положень громади готують до унормування.
Унікальність цього підходу полягає в тому, що програма U-LEAD однією з перших в Україні заговорила не просто про управління проєктами, а про інституалізацію повноважень громад у цій сфері.
«Проєктне мислення – це нова управлінська реальність, у якій органи місцевого самоврядування вже живуть. Вони працюють з проєктами в умовах, коли проєктна діяльність в Україні досі не унормована на державному рівні. Громади самі визначають правила, процедури й моделі роботи проєктних офісів, виходячи зі своїх стратегічних цілей. І в цьому сила таких змін: вони виникають не з примусу, а з усвідомленої потреби громад рухатися вперед», – розповідає Олеся Голинська, керівниця робочої групи «Проєктна діяльність» та радниця з питань спроможності адміністрування впровадження проєктів в ОМС команди «Проєктна фабрика» Відділу регіональної діяльності «U-LEAD з Європою».
Від інтуїції до інституції
Бібрська громада (Львівська область) у серпні 2024 року створила відділ інвестицій та розвитку, який займатиметься проєктною діяльністю. Але його керівник Андрій Даценко зізнається, що спочатку це була радше сукупність очікувань різних сторін, ніж єдина система.
«Відділ інвестицій та розвитку виконавчого комітету Бібрської міської ради формувався інтуїтивно. У нас, як команди було своє бачення діяльності та завдань, у депутатів – своє, у голови громади – своє, у виконавчих органів – ще інше. Кожен жив у власному розумінні того, що таке проєктна діяльність і що має робити команда», – розповідає він.
Під час участі у навчальних програмах U-LEAD «Створення проєктного офісу» та «Розвиток потенціалу проєктного офісу адмініструвати пооєкти в громадах» вдалося систематизувати і змінити підходи до організації роботи «проєктного офісу» (Андрій Даценко каже, що все частіше застосовує цю назву до відділу), зафіксувати головне завдання для команди: залучення фінансування і підготовка громади до роботи із зовнішніми ресурсами.
Водночас відкрилися прогалини. Деяким колегам бракувало розуміння, як проходить повний проєктний цикл. Раніше багато хто сприймав це спрощено: «заповнили заявку – отримали кошти – освоїли – і все: проєкт реалізували». І на запити відповідали у форматі «дамо дані, коли буде час».
Розуміння необхідності синхронізації діяльності відділів та підрозділів прийшло під час роботи з положеннями про облік, про закупівлі, про комунікацію, про управління персоналом, про організацію діяльності, про доброчесність тощо. Це посилило внутрішні зв’язки, об’єднало фахівців різних сфер, «проєктний офіс» почали сприймати серйозно, а проєктна діяльність переросла в реальну взаємодію між освітою, соціальною сферою, культурою і спортом, фінансами та юристами.
«Якщо підсумувати, у 2025 році ми об’єднали громаду навколо проєктної діяльності. Ми систематизуємо інформацію, координуємо підрозділи, залучаємо бізнес і партнерів, поширюємо інструменти, які допомагають працювати в єдиному напрямку», - зазначає Андрій Даценко.
U-LEAD рекомендує: інституціоналізувати
Проєктний офіс у кожної громади може бути різний. Під час навчання громади тестували різні організаційні форми.
«Наприклад, в Новопокровській територіальній громаді Харківської області успішно функціонує робоча група, з проєктної діяльності, тут залучили біля 70 млн. грн на різні проєкти у галузях освіта, молодь, культура. Але ми дійшли висновку, що найбільш оптимальним і коректним з точки зору принципів Європейської хартії місцевого самоврядування є виконання цих повноважень структурним підрозділом ОМС», - зазначає Олеся Голинська. І додає, що ключова умова – «закріпити» проєктну діяльність як нову управлінську функцію.
У Бородянській громаді, що на Київщині, наприкінці січня затвердили Положення про проєктну діяльність.
«Чому це було принципово? Наша громада працює з міжнародними проєктами й грантами, тому ми прагнули інституціоналізувати проєктну діяльність. Закріпити її як повноцінну функцію органу місцевого самоврядування і вибудувати прозору, зрозумілу для донорів систему роботи», – розповідає Анна Шарикова, начальниця відділу міжнародної співпраці, грантової роботи та інвестицій Бородянської селищної ради.
Далі планують створити проєктну раду при селищній раді та затвердити рішенням виконкому всі положення, напрацьовані під час програми «Розвиток потенціалу проєктного офісу адмінструвати проєкти в громадах».
Відділ міжнародної співпраці, грантової роботи та інвестицій Бородянської селищної ради був створений у травні 2024 року. Фокус – на проєктній діяльності і залученні ресурсів. Навчання U-LEAD допомогло структурувати ключові завдання відділу, як проєктного офісу, та його координуючу роль в управлінській команді.
Проєктна команда повернулася в громаду з розумінням того, що діяльність потребує впевненості, чітких аргументів, інвестицій часу тощо. Анна згадує один із моментів навчання, коли колега витягнула картку з двома китами-касатками і сказала: «Повернемося в громаду й будемо ламати стереотипи».
Для Бородянки, яка пережила окупацію і масштабні руйнування, це звучало особливо символічно. Йшлося не лише про зміну підходів до роботи, а й про зміну мислення – про сміливість брати на себе відповідальність, відстоювати нові управлінські рішення і будувати майбутнє громади на системній основі, а не разовій підтримці.
«Сьогодні до відділу звертаються за порадами, допомогою в підготовці заявок, роз’ясненням процедур та інших питань. І це означає, що проєктна діяльність поступово перестає бути «точковою», а стає повноцінною управлінською функцією, необхідною для відновлення і розвитку громади», – підкреслює Анна Шарикова.
Інституційна пам’ять, як захист від втрати контактів та гойдалок
Для Доброславської громади з Одещини поштовхом для пошуку дієвої моделі організації проєктної діяльності та участі у програмах підтримки U-LEAD стало усвідомлення обмежених власних ресурсів. Громада вже мала “грантову історію” та торувала шлях проєктного менеджменту. Відділ перспективного розвитку, міжнародного співробітництва та проєктної діяльності допомагав іншим підрозділам: якщо бачили релевантний конкурс для освіти, культури, соціальної сфери чи ЖКГ, то писали разом.
Заступниця Доброславського селищного голови з питань діяльності виконавчих органів Альона Шихалієва розповідає, що під час навчання U-LEAD зрозуміли роль проєктного офісу і змінили підходи до своєї діяльності.
«Раніше намагалися тягнути все: і написання проєктів, і їх реалізацію, і звітність. Це “з’їдало” час і блокувало нові заявки. Тепер працюємо інакше: координуємо, плануємо, відстежуємо можливості, допомагаємо підрозділам готувати заявки, але реалізацію передаємо профільним виконавцям», – пояснює вона.
На її думку, дуже важливою для проєктної діяльності є інституційна пам’ять: реєстр контактів, партнерів, донорів, портфель усіх проєктів – не тільки виграних, а й підготовлених. Деякі непідтримані «старі» проєктні заявки, цьогоріч після внесених коректив і доопрацювання отримали фінансування і підтримку донорів.
«Ми усвідомили цінність інституційної пам’яті: щоб знання, напрацьовані в проєктах, не зникали разом із плином кадрів, а залишалися в громаді. Раніше був ризик: написали, виграли, передали на виконання – і інформація “розходиться” по підрозділах. Люди змінюються, комунікації обриваються, досвід губиться. Тепер ми тримаємо це в одному місці й підтримуємо партнерські зв’язки системно, щоб не втрачати напрацьоване», - розповідає Альона Шихалієва.
На думку експертів U-LEAD, в умовах кризи та стрімких змін, саме зафіксовані правила, процедури та результати стають запобіжником втрати зв’язків, стабілізаторами роботи та незавершених проєктів.
«Експерти U-LEAD одні з перших заговорили про інституційну пам’ять громад у сфері проєктної діяльності. Інституціоналізовані рішення, напрацьовані досвід та комунікації знижують ризики різкої зміни курсу та відходу від принципів сталості, – зазначає Олеся Голинська. І додає, – проєктна діяльність, проєктні офіси, закріплені рішеннями сесій і наскізно «вбудовані» в управлінську, фінансову практики громади, стають стійкими інституціями».
Не лише про інституції, а і про практичне застосування
Готуючи громади до входження в простір європейського фінансування, «U-LEAD з Європою» надає комплекс інформаційної та експертної підтримки щодо програм Interreg Europe, URBACT, LIFE, Українського культурного фонду, актуальних грантів, конкурсів, когорти донорів, що надають можливості підтримки в різних сферах діяльності громад тощо.
І про 2026
У 2026 році програма U-LEAD продовжить разом із командами громад працювати над інституалізацією проєктної діяльності, підвищенням рівня проєктної спроможності та посиленням потенціалу проєктних офісів, результативністю управління проєктним циклом, відкриє нову сторінку співпраці щодо роботи з європейськими проєктами.
«Стартував відбір на навчальні програми «Проєктна діяльність та проєктні офіси», «Розвиток потенціалу проєктних офісів адмініструвати проєкти в громаді». Причому цьогоріч ми плануємо запустити аж дві хвилі цієї програми – навесні і восени. Також буде інноваційна програма поглибленого рівня «Управління проєктами за підтримки ЄС», курс «Управління проєктним циклом» буде адаптованою для проєктів соціального спрямування, реалізуємо інші ініціативи. Буде багато нового, корисного та цікавого. Адже громади увійшли в нову реальність, коли процес управління - це, фактично, рух від проєкту до проєкту, від малого до великого. Від результатів цих проєктів залежить розвиток, прогрес, те, як житимуть люди в громадах – сьогодні і в майбутньому», – підсумовує Олеся Голинська.
