Ці правила мають забезпечити єдиний підхід до організації роботи працівників та враховувати нові вимоги законодавства. Їх розроблення і впровадження спрямовані на впорядкування внутрішніх процесів, чітке визначення обов’язків і підвищення ефективності роботи органів місцевого самоврядування.
Наразі органи місцевого самоврядування працюють за чинними нормами трудового законодавства. Проте паралельно триває процес підготовки до впровадження нового закону про службу в ОМС. Тому саме зараз найкращий період, щоби поступово оновлювати внутрішні правила, крок за кроком узгоджуючи їх із новими вимогами.
Такий підхід є управлінською підготовкою, що дає змогу:
- проаналізувати чинні правила внутрішнього трудового розпорядку;
- виявити норми, що не відповідають сучасним управлінським підходам;
- поетапно оновити внутрішні процедури з урахуванням нового законодавства.
Основою для цієї роботи, крім Закону № 3077-IX, є Кодекс законів про працю України, а також Методичні рекомендації НАДС щодо розроблення та затвердження правил внутрішнього службового розпорядку в ОМС.
Саме поєднання незмінних базових норм і нових підходів, закріплених у законодавстві та рекомендаціях НАДС, стало підґрунтям для обговорення під час інфосесії, організованої «U-LEAD з Європою» та присвяченої практичним аспектам упровадження оновлених правил на місцях.
Спікерками заходу стали радниці з питань децентралізації та місцевого самоврядування Програми «U-LEAD з Європою» Тетяна Коробка та Людмила Гурба. Під час виступів вони наголошували, що правила внутрішнього службового розпорядку мають працювати для людей і відображати реальні процеси в органах місцевого самоврядування, а не залишатися формальним документом.
«Правила внутрішнього службового розпорядку – це не про «галочку». Це про щоденну організацію роботи, взаємодію в колективі та відчуття справедливості для кожного працівника», - зазначила Тетяна Коробка.
Що саме змінилось у підходах до правил
Під час інфосесії наголошувалося, що методичні рекомендації НАДС визначають орієнтовну структуру правил, водночас не обмежуючи ОМС щодо вибору додаткових норм. Саме тому акцент потрібно зробити на практичних блоках, зокрема:
- режимі роботи та робочому часі, з можливістю застосування гнучких графіків і дистанційної роботи;
- порядку внутрішньої комунікації та доведення рішень, у тому числі в електронному форматі;
- стандартах поведінки та професійної етики;
- питаннях охорони праці та безпеки з урахуванням умов воєнного стану;
- організації дистанційної роботи з чітким визначенням умов виконання завдань.
Спікерки підкреслювали, що ці положення мають відображати реальні процеси конкретної громади, а не бути механічно скопійованими із шаблонів.
Окрему увагу під час обговорення приділили питанню типових помилок, яких варто уникати громадам. Як звернула увагу Людмила Гурба, на практиці часто виникає ситуація, коли положення правил не відповідають реальним робочим процесам органу місцевого самоврядування. За її словами, саме розрив між тим, що зафіксовано в документі, і фактичною практикою роботи призводить до того, що правила сприймаються як формальність і не працюють. Тому розроблення правил внутрішнього службового розпорядку варто починати з аналізу власних процесів і реальних умов роботи.
Про це також згадала й Людмила Цапенко, секретар Гребінківської міської ради (Полтавська обл.), коментуючи позитивний вплив заходу для своєї громади. За її словами, такі помилки притаманні не лише окремим громадам, а є поширеною проблемою, яку важливо вчасно побачити й поступово виправляти.
«Інфосесія була корисною і своєчасною. Правила внутрішнього трудового розпорядку маємо, однак ми давно їх не оновлювали, адже законодавство змінюється досить швидко, і не завжди вдається оперативно реагувати на всі зміни. Додатковими викликами залишаються об’єктивні умови воєнного часу – перебої зі світлом, інтернетом чи теплопостачанням.
Саме тому інформаційна сесія стала стимулом повернутися до цього питання. Для нашої громади відправною точкою в цій роботі є аналіз чинних правил внутрішнього трудового розпорядку – зокрема тих положень, які вже не відповідають оновленим нормам законодавства та сучасним управлінським підходам. Після цього плануємо підготувати новий проєкт і поетапно оновити внутрішні процедури».
Далі експертки зупинилися на практичних рекомендаціях, які громади можуть використати під час оновлення правил:
- підходити до оновлення правил як до управлінського процесу;
- старт діяльності з аналізу реальних внутрішніх процесів;
- залучати працівників до обговорення проєкту правил;
- чітко формулювати положення щодо робочого часу та гнучких форм організації праці;
- враховувати безпекові аспекти та умови воєнного стану;
- використовувати Методичні рекомендації НАДС як орієнтир, адаптуючи їх до особливостей органу місцевого самоврядування.
Методичні рекомендації також передбачають створення робочої групи за участі служби управління персоналом, юридичної служби та представників виконавчих органів. Такий підхід дає змогу напрацювати узгоджений і практично орієнтований документ, врахувати різні управлінські та правові аспекти, а також виявити потенційні ризики на етапі розроблення правил та зменшити кількість конфліктних ситуацій у майбутньому.
Підсумовуючи, спікерки зазначали, що оновлення правил внутрішнього службового розпорядку є можливістю переосмислити підходи до управління персоналом і закласти основу для стабільної та прогнозованої роботи органу місцевого самоврядування.
